Статьи и материалы

Внедрение системы электронного документооборота

img_26777

Когда количество чертежей, инструкций, конструкторской и технологической документации, бухгалтерских документов достигает критической массы, становится понятно, что требуется строгое упорядочивание, хранение и администрирование всех имеющихся и вновь разрабатываемых электронных документов, доступ пользователей к информации должен быть регламентирован в пределах должностных обязанностей. В чем преимущества электронного документооборота на предприятии?

Благодаря контролю эффективность документооборота возрастает в разы. Предприятие, внедрившее систему электронного документооборота, получает инструменты контроля прохождения документов на этапах создания, согласования, утверждения, опубликования. Применяются средства для исключения несанкционированного доступа к информации.

При выборе системы электронного документооборота (СЭД) ориентируются на специфику предприятия и самой системы. Рынок программных продуктов предлагает либо универсальные СЭД для стандартного предприятия, либо комбинированные СЭД. Универсальные СЭД имеют низкую стоимость, малое время развертывания, но они не во всех случаях соответствуют потребностям конкретного предприятия. Комбинированные СЭД основываются на базовой платформе, для которой разрабатываются дополнительные модули. Такой подход позволяет получить продукт, отвечающий требованиям заказчика в достаточно короткие сроки.

Стоимость проекта разработки дополнительных модулей, зависит от сложности заказа. Сегодня предлагаются следующие платформы «1-С: Документооборот» (1-С), самая популярная, а также «Е-1 ЕВФРАТ» (CognitiveTechnologies), «Verdox», «OptimaWorkflow», «Docsvision», «ТЕЗИС», «МОТИВ» (Мотив), «ДЕЛО» (ЭОС), «БОСС-Референт», «Directum» (Directum).

Еще недавно многие менеджеры при выборе платформы для СЭД своей компании ориентировались на известность бренда производителя, наличие у него внедрений у известных клиентов. Современные менеджеры имеют высокую квалификацию, опыт эксплуатации прикладных программ, связанных с документооборотом.

При выборе СЭД для конкретного предприятия следует изучить предлагаемые продукты на соответствие функциональных возможностей для условий вашего предприятия. СЭД, соответствующие вашим требованиям, следует опробовать, а не полагаться на мнение разработчиков о своем продукте. Используйте демонстрационную версию. Выбирайте поставщиков которые предоставляют бесплатный пробный период. Обратите внимание на прозрачность ценообразования, на каких условиях предоставляются лицензии, как определяется стоимость услуг по внедрению.

Яндекс.Метрика